ASICS Europe profiteert van Swyx Unified Communications

Sportmerk ASICS (Anima Sana in Corpore Sano, een gezonde geest in een gezond lichaam) is in 1949 opgericht in Japan door Kihachiro Onitsuka. In de afgelopen decennia is het bedrijf uitgegroeid tot een vooraanstaand merk van sportkleding, -schoenen en lifestyleproducten. ASICS Europe heeft vestigingen in een groot aantal landen, waar meer dan 500 mensen werken. Het Europese hoofdkantoor staat in Hoofddorp. In 2010 verhuist het bedrijf naar een gloednieuw hoofdkantoor, dat op een steenworp afstand van het oude ligt. ASICS Europe maakt voor de communicatie tussen de Europese vestigingen gebruik van een Unified Communications-omgeving van Swyx.

De bestaande PBX-telefonieomgeving van ASICS Europe was verouderd. Reserveonderdelen waren lastig te krijgen en bovendien prijzig. System Administrator Rob Buurman: "Bovendien was het systeem niet bepaald schaalbaar. We moesten regelmatig uitbreidingskaarten kopen omdat we vanwege groei van de organisatie steeds meer werkplekken inrichtten in het hoofdkantoor. Het duurde altijd even voordat deze kaarten binnenwaren, wat de flexibiliteit niet ten goede kwam." ASICS Europe ging op zoek naar een nieuwe telefonie-/communicatieomgeving en nam diverse oplossingen onder de loep. "De belangrijkste eisen aan de te kiezen omgeving waren flexibiliteit en schaalbaarheid. Daarnaast moest de oplossing Windows-gebaseerd zijn en was de aanwezigheid van lokale ondersteuning in diverse Europese landen een vereiste." Ook een lage beheerlast was volgens Buurman van groot belang. "We beheren de communicatieomgeving met drie mensen en hebben dan ook geen tijd om overal in Europa op locatie brandjes te blussen."

Lokale ondersteuning

ASICS Europe koos uiteindelijk voor Swyx. "Ten eerste omdat deze omgeving Windows-gebaseerd is en daardoor eenvoudig te beheren", aldus Buurman. "Zo is het beheer van de Swyx-server waar de Voice-over-IP -omgeving op draait, erg eenvoudig. We hoeven geen poorten meer te patchen. Bovendien kunnen we bij verhuizing naar ons nieuwe kantoor de server eenvoudig inpluggen in het nieuwe pand en vervolgens direct aan het werk." Swyx biedt ook optimale schaalbaarheid. Nieuwe medewerkers zijn snel en eenvoudig toe te voegen: ’s ochtends een licentie besteld is ’s middags in huis. Een ander voordeel van Swyx is de Europa-brede support. Buurman: "Swyx heeft veel dealers in Europa met kennis van het systeem, die lokale ondersteuning kunnen bieden. Zo zit bij het ASICS-kantoor in Duitsland een partner om de hoek. Dit geeft een gerust gevoel."

Impuls aan klantenservice

Medewerkers van ASICS Europe profiteren dagelijks van de flexibiliteit van de Swyx-omgeving en de IP-telefoons. Ze kunnen op ieder ASICS-kantoor in Europa inloggen met een pincode en zijn dan via hun eigen telefoonnummer bereikbaar. Bijkomend voordeel is dat ze via het IP-netwerk bellen, waardoor de communicatiekosten lager zijn. Ook de koppeling met Microsoft Dynamics Navision, biedt grote voordelen. Buurman: "Als een klant belt, krijgt de betreffende ASICS-medewerker automatisch de klantkaart op zijn scherm. Zo heeft hij of zij in één oogopslag inzicht in de klant- en orderinformatie, wat de service aan klanten een flinke impuls geeft. Daarnaast is het met Swyx mogelijk om een inkomend gesprek automatisch direct door te routeren naar de juiste contactpersoon. Stel dat een klant zoals Intersport belt, dan wordt deze direct doorverbonden met zijn vaste contactpersoon. Het is niet langer nodig om mensen door te verbinden."

IBM Lotus Notes-integratie

Swyx biedt uitgebreide integratiemogelijkheden met IBM Lotus Notes, waardoor ook presence-functionaliteit beschikbaar is binnen ASICS Europe. "Als medewerkers in vergadering zitten, staat dat in hun Lotus Notes-agenda. Er verschijnt een rood bolletje achter hun naam zodat collega’s zien dat ze niet beschikbaar zijn. Dat geldt ook voor de telefonistes in de Europese ASICS-kantoren. Zij beschikken over een Swyx-console waarop ze exact zien wie bereikbaar is. Met drag & drop zijn gesprekken door te verbinden. Eenvoudiger kan haast niet."

Continuïteit

Binnen ASICS Europe wordt nog steeds veel via de telefoon gecommuniceerd. Continuïteit van de Swyx-omgeving is dan ook essentieel. Het telefonieverkeer verloopt via het Virtual Local Area Network (VLAN), waarbij telefonie voorrang krijgt op dataverkeer. Daarnaast zet ASICS Europe twee Swyx-servers in, waarbij in geval van storing de ene de functies van de andere overneemt. Buurman: "De server in Hoofddorp geldt als primaire server, terwijl de failover-server in Enschede staat. Het omschakelen gebeurt in no-time. We hebben dit getest en geen enkele medewerker heeft het gemerkt."

Ook voor wat betreft de toekomst heeft Buurman het volste vertrouwen in Swyx. "De add-ons en functionaliteit van dit systeem zijn continu in ontwikkeling. Het systeem ontwikkelt als het ware mee met nieuwe technologische mogelijkheden. We zijn ervan overtuigd dat we voor wat betreft flexibiliteit, schaalbaarheid, beheergemak en continuïteit de juiste keuze hebben gemaakt."