Thuiszorg Rotterdam verbetert bereikbaarheid met Swyx-telefoniesysteem

Thuiszorg Rotterdam beschikte over een gescheiden vast en mobiel netwerk voor telefonie. Dit systeem was verouderd en onbetrouwbaar en aan vervanging toe. Het telefoniesysteem is een kritisch onderdeel van de communicatie tussen cliënten en zorgverleners. De organisatie koos daarom voor een redundant Swyxit Softclient-systeem, dat zowel mobiele als vaste telefonie integreert. "Wij zijn nu veel beter bereikbaar en kunnen sneller actie ondernemen".

De stichting Thuiszorg Rotterdam verpleegt en verzorgt mensen thuis. Naast de stad Rotterdam is de zorgverlener actief in Schiedam, Capelle aan den IJssel en Krimpen aan den IJssel. Bij de organisatie werken zo’n 1.400 mensen, van wie 150 op het hoofdkantoor in Rotterdam. Thuiszorg Rotterdam biedt ongeveer 12.000 cliënten professionele zorg. Daarmee is het de grootste thuiszorgaanbieder in de regio Rotterdam.

De zorgverleners van Thuiszorg Rotterdam werken vanuit zeven wijklocaties en achttien vertreklocaties verdeeld over de regio. Hierdoor zitten de zorgverleners altijd dicht bij hun cliënten. Zij werken nauw samen met huisartsen, specialisten, apotheken en andere maatschappelijke instanties, zoals welzijnsorganisaties, woningbouwverenigingen, GGZ-instellingen en deelgemeenten. In dit netwerk van hulpverleners is een goede en betrouwbare communicatieoplossing van levensbelang.

Vergrijzing

De afgelopen jaren is er veel veranderd in de zorgsector, zegt Danny Voorwald, facilitair medewerker  bij Thuiszorg Rotterdam: "De vergrijzing en stijgende kosten van de zorg hebben ertoe geleid dat de verschillende kabinetten hebben bezuinigd op de gezondheidszorg. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport heeft het grootste budget van alle ministeries. Daar valt dus ook veel te halen. Een gevolg van de bezuinigingen is onder meer dat ziekenhuizen hun patiënten sneller ontslaan. Verpleging in de eigen omgeving is goedkoper. Maar ook wonen mensen langer thuis."

"Door de vergrijzing in combinatie met een grotere druk op het zorgbudget, wordt een groter beroep gedaan op de flexibiliteit van het personeel in de gezondheidszorg”, zegt Sandra van Bokkum, facilitair medewerker bij Thuiszorg Rotterdam. “Alles moet zo efficiënt mogelijk. Vroeger had je nog wel tijd om een kop koffie te drinken met een cliënt. Dat is er niet meer bij. Bij binnenkomst begin je meteen met de zorg."

Ontevreden

Thuiszorg Rotterdam had in de oude situatie twee netwerken, een voor vaste en een voor mobiele telefonie. Door de beperkte functionaliteit was alleen het traditionele doorschakelen mogelijk. Bovendien was de telefooncentrale voor vaste telefonie zwaar verouderd en daarmee onbetrouwbaar. Van Bokkum: "We hebben een keer een hele middag zonder vast telefoonverkeer gezeten. Dat mag in onze sector echt niet gebeuren. Daarnaast waren wij ontevreden over de samenwerking met de vorige leverancier. De ondersteuning was vaak onvoldoende en te laat."

Thuiszorg Rotterdam ging op zoek naar een leverancier van een gecombineerde telefonieoplossing voor vast en mobiel telefoonverkeer voor vierhonderd werkplekken. Via leverancier Venéco kwam de stichting uit bij de Swyxit Softclient-oplossing van Swyx. Voorwald: "We wilden een aanbieder van zowel vaste als mobiele telefonie, alles in één wolk. Daarnaast moest het systeem optimaal betrouwbaar zijn en wilden we de call flows zelf kunnen instellen voor optimale bereikbaarheid. We hadden ook behoefte aan managementinformatie. Dus meer data halen uit het systeem, zoals de hoeveelheid en het tijdstip van de gesprekken, de wachttijden. Daar kan je als organisatie goed op sturen."

Betrouwbaar

De Swyxit! Softclient-oplossing bood de juiste functionaliteit, flexibiliteit en betrouwbaarheid voor Thuiszorg Rotterdam. De samenwerking met leverancier Venéco verliep heel goed volgens Voorwald en Van Bokkum. Deze Swyx-partner implementeerde de Swyx-oplossing zonder problemen. Daarnaast zijn ze zeer te spreken over de uitwisselbaarheid met Windows-applicaties als Outlook en Word. En de stichting krijgt meer informatie over in- en uitgaande gesprekken. Daarmee kan zij de organisatie nog efficiënter inrichten.

Van Bokkum: "Een call flow instellen is op dit systeem eenvoudig. Als een medewerker ziek is, met vakantie of vrij, dan moet een cliënt automatisch naar zijn vervanger worden doorgeschakeld. Met het oude systeem kon dat niet. De call flow is nu zo ingericht dat er altijd wordt opgenomen. Daarnaast kunnen we in een handomdraai een nummer aanmaken of een naam wijzigen. Voor onze klanten betekent dit dat wij veel beter bereikbaar zijn en sneller actie kunnen ondernemen." Voorwald vult aan: "Vaste en mobiele telefonie zijn niet alleen geïntegreerd, onderling bellen is ook nog eens gratis geworden. Meestal moet je kiezen, maar Swyxit is een systeem dat efficiënter én goedkoper is."